অ্যাডমিন ও এইচআর অ্যাসিস্ট্যান্ট

Job Description

Title: অ্যাডমিন ও এইচআর অ্যাসিস্ট্যান্ট

Company Name: PURNIMA

Vacancy: 1

Age: 25 to 50 years

Job Location: Barishal, Khulna

Salary: Tk. 25000 - 30500 (Monthly)

Experience:

• At least 3 years
• The applicants should have experience in the following business area(s): NGO, Development Agency

• Bachelor/Honors

• Education: Bachelor’s degree in business administration, Human Resources, or a related field.

• At least 3 years
• The applicants should have experience in the following business area(s): NGO, Development Agency

• Age 25 to 50 years

• যাবতীয় প্রশাসনিক কাজ, ন্যুনতম ০৩ বছরের বাস্তব অভিজ্ঞতা ও কম্পিউটার দক্ষতা আবশ্যক।
• Required Qualifications :
• Experience: Minimum of 3 years in an administrative or HR support role, preferably within an NGO or development project.
• Language: Proficiency in Bengali and basic command of English.
• Required Skills :
• Organizational Skills : Strong organizational abilities, with attention to detail and an ability to manage multiple tasks.
• Communication: Excellent verbal and written communication skills to coordinate effectively with team members and stakeholders.
• Data Management: Proficiency in MS Office (Word, Excel, and PowerPoint) and basic HR software, with experience in handling data accurately.
• Interpersonal Skills: Ability to build positive relationships with staff, maintaining a respectful and professional work environment.
• Key Competencies :
• Time Management: Able to prioritize tasks effectively and meet deadlines in a dynamic work environment.
• Integrity and Confidentiality : Maintains confidentiality in HR matters and upholds ethical standards.
• Teamwork: Works well in a team-oriented environment and is supportive of colleagues.
• Adaptability: Flexible in responding to changing administrative and HR needs.
• Other Responsibilities :
• Safeguarding and Compliance : Adhere to PURNIMA’s policies on safeguarding children, vulnerable individuals, and gender equality, ensuring a safe workplace for all staff.
• Inclusive Workplace : Promote an inclusive environment by respecting diversity and fostering a culture of respect among team members.

বাংলাদেশের দক্ষিনাঞ্চলের স্বনামধন্য স্থানীয়, বেসরকারী সমাজ উন্নয়নমূলক সংস্থা - পূর্ণিমা ; আশির দশক হতে পূর্ণিমা সংস্থা জীবন রক্ষাকারী মানবিক কার্যক্রমসহ দারিদ্র্যতা দুরীকরণ, সামাজিক ন্যায় বিচার প্রতিষ্ঠা করা, নিরক্ষরতা, রোগ এবং সামাজিক বৈষম্যের মতো চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি ব্যক্তি এবং সম্প্রদায়ের ক্ষমতায়নের জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। পূর্ণিমার লক্ষ্য অর্থনৈতিক ও সামাজিক উদ্যোগের মাধ্যমে রূপান্তরমূলক উন্নতি সাধন করা, নারী ও পুরুষ উভয়ের সম্ভাবনাকে উন্মোচিত করা। বাংলাদেশের নারীদের অগ্রগতির প্রতি গুরুত্ব, স্বনির্ভরতা ও দারিদ্র্য নিরসনের জন্য সম্প্রদায়ের উন্নয়ন এবং একটি পরিবেশ বান্ধব, জলবায়ুর ক্ষতিকর প্রভাব মোকাবিলা, সামাজিকভাবে ন্যায্য এবং সাংস্কৃতিকভাবে ভারসাম্যপূর্ণ সমাজ বিনির্মানের মাধ্যমে সুবিধাবঞ্চিতদের অধিকার এবং সক্ষমতা বৃদ্ধির লক্ষ্যে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ ও বিভিন্ন প্রকল্প বাস্তবায়ন করে আসছে। তারই ধারাবাহিকতায় বাংলাদেশের দক্ষিনাঞ্চলের স্থানীয় সংস্থা - ”পূর্ণিমা” দাতাসংস্থা ইউএসএইডের অর্থায়নে ও ব্র্যাকের কারিগরী সহযোগীতায় ”বাংলাদেশ আমেরিকা মৈত্রী প্রকল্প” এর আওতায় ”জলবায়ু সহনশীল স্মার্ট এগ্রি কানেক্ট : জলবায়ু সহনশীল, পরিবেশ-বান্ধব এবং কৃষিভিত্তিক স্মার্ট খাদ্য নিরাপত্তা ও উন্নতকরন বিষয়ক প্রকল্প” খুলনা ও বরিশাল জেলার নিন্মোক্ত উপজেলা ও ইউনিয়নসমুহে বাস্তবায়নের লক্ষ্যে নিন্মলিখিত পদে জরুরীভিক্তিতে নিয়োগ প্রদানের জন্য দরখাস্ত আহ্বান করা যাচ্ছে।

Position Title       : Admin & HR Assistant

Project                  : Climate Resilient Smart Agri Connect : Enhancing Climate Resilience, Environment-Friendly & Smart Agro-Based Food Security Project

Duty Station       : Project Office (Khulna & Barisal Districts)

Reports to           : Project Manager

Contract Type    : Fixed term, Duration              : 22 months

Position Overview :

The Admin & HR Assistant will provide essential administrative and human resources job activities to ensure the efficient operation of the project office. This position is responsible for managing day-to-day administrative tasks, HR functions, maintaining records, and working in recruitment and on boarding processes. The role requires excellent organizational skills, attention to detail, and strong interpersonal communication.

Key Responsibilities :

A. Administrative Support (40%):

Office Management: Oversee the cleanliness, orderliness, and supply of office materials and resources, ensuring a conducive working environment.

Inventory Control: Manage office supplies and assets, including equipment, ensuring stock levels are maintained, and reordering items as necessary.

Documentation: Handle personal files and updating, documentation, and record-keeping, ensuring that all records are accurately maintained and easily accessible.

Scheduling and Logistics: Coordinate meetings, trainings, and workshops, including arranging venues, refreshments, and necessary materials.

Travel Arrangements: Assist in organizing travel plans for project staff, including booking transportation and accommodations.

B. Human Resources Support (40%) :

Recruitment process & Assistance : Ensure the recruitment process with org and donor compliance as well as well documentation, including posting job vacancies, scheduling interviews, and assisting with interview coordination.

On boarding : Assist in on boarding new staff, providing orientation materials, and ensuring they complete required HR documentation.

Employee Records: Maintain accurate and confidential employee files, ensuring all necessary documentation is filed correctly.

Attendance and Leave Management: Track staff attendance and leave records, preparing monthly attendance reports for payroll processing.

Staff Welfare: Coordinate activities for staff welfare, such as organizing team-building events or ensuring a healthy work environment.

C. Compliance and Policy Adherence (10%) :

Policy Implementation: Support adherence to organizational HR and administrative policies, including safeguarding and anti-harassment policies.

Data Confidentiality: Ensure confidentiality in handling sensitive employee and project-related data, maintaining ethical standards in all HR and administrative activities.

D. Reporting and Communication (10%):

Reporting: Prepare and submit regular reports on administrative and HR activities to the Project Manager and HR Officer.

Internal Communication: Facilitate effective communication within the team, ensuring that all staff are informed of updates, events, and procedural changes.

• T/A,Mobile bill,Weekly 2 holidays,Insurance
• Salary Review: Yearly
• Festival Bonus: 2